Análisis

  • Antonio Moya Ximénez. Director de Talento Dentons España

La transformación de los despachos de abogados por la tecnología y la digitalización

Los despachos de abogados estamos viviendo uno de los mayores cambios de nuestra historia. Además del proceso de profesionalización de la gestión en el que llevamos inmersos más de dos décadas, y de la creación de nuevos puestos diseñados para este fin, hay que sumar la reciente necesidad de la que podríamos llamar una profesionalización 2.0 como consecuencia de la digitalización.

La tecnología es una herramienta que debe permitir a las empresas, y en particular a los despachos, lograr que los abogados sean más rápidos, más precisos y más eficientes, y será el modelo de cada firma el que determine en qué facetas es más pertinente acometer una inversión antes y cuáles relegar para más adelante.

La digitalización tiene dos principales opositores. Por un lado, un factor humano, que genera la natural resistencia al cambio que muchas personas pueden tener y que puede provocar aversión y miedo a lo nuevo. La ignorancia de lo que sucede a nuestro alrededor por negación suele traer como consecuencia la obsolescencia y por último la muerte de un proyecto. Por el contrario, los más rápidos en adaptarse son los que tienen mayores probabilidades de éxito al acometer un proyecto en un momento en el que se producen cambios constantemente. La principal característica del abogado es su capacidad de generar confianza en el cliente. Éste valorará la calidad del servicio que se la ha prestado por su cercanía, nivel técnico, capacidad de escucha y creatividad para solventar su problema, entre otras cuestiones. Ninguna de estas puede ser suplida por la tecnología hoy día ni tiene visos de que vaya a serlo. Por ello, ante los alarmistas que presagian el final de la abogacía conviene lanzar un mensaje más cauto y positivo puesto que la tecnología no constituye un enemigo, sino un aliado que no debe causar miedo. En este contexto, más bien se puede deducir lo contrario. Los despachos cada vez presumen más de su capacidad tecnológica y la emplean como un elemento más para diferenciarse de la competencia y tratar de captar nuevos clientes.

Por otro lado, existe también un factor económico, pues detrás de toda transformación digital hay una importante inversión económica, que hasta ahora no suponía una partida presupuestaria relevante en los despachos, y que además requiere de una buena planificación que evite tener que realizar nuevas inversiones en el futuro. Esta inversión sale directamente del bolsillo de los socios que en la mayoría de los casos no ven clara la rentabilidad a futuro que obtendrán por ello. No obstante, la tecnología no para de evolucionar y es frecuente que lo que un día se diseñó para una función, poco después aparezcan métodos más ágiles o programas multiservicios que sean capaces de integrar varios sistemas que hasta la fecha se tenían contratados con distintos proveedores. Esta falta de inversión provoca una parálisis en la organización y aumenta los costes del despacho a la hora de resolver un asunto, lo que convierte a las firmas que sí apuestan por la tecnología en despachos más competitivos y eficientes.

Como es habitual en la mayoría de organizaciones, la inversión en tecnología suele acometerse en primer lugar sobre las personas que producen y generan ingresos para la compañía. Por tanto, el principal interés radica en este caso en que los abogados gocen de las herramientas óptimas para dar el mejor servicio a sus clientes. Como se ha mencionado anteriormente, el modelo de negocio de cada despacho es el que determina el tipo de tecnología en el que conviene invertir. Para despachos con productos commodity o de procesos, serán necesarios programas que faciliten plantillas y modelos fáciles de cumplimentar o con capacidad de obtener los datos por sí mismo y generar automáticamente la documentación necesaria. Para despachos con un modelo basado en la experiencia o el expertise, se valorará la tecnología por su capacidad de predicción y de asesorar al abogado en la mejor manera de afrontar el asunto.

Pero la inversión en digitalización no sólo tiene un coste económico implícito en la incorporación de una nueva herramienta para poder desempeñar mejor nuestro trabajo, sino que también requiere una inversión de tiempo y dinero en formación. Para ello la realización de un buen plan de comunicación que explique y alinee a todo el despacho para acoger el cambio será muy importante ya que hará más fácil la transición hacia un nuevo modelo de trabajo.

Además, los despachos con un número alto de abogados, no deben olvidar la importancia que tiene la inversión tecnológica en los departamentos de apoyo que también buscan fórmulas para agilizar sus procesos financieros y contables, CRM’s para la gestión de clientes, programas de gestión de nóminas, personal, etc. Aunque la inversión a este colectivo suele llegar más tarde, acaba por demostrar una mayor eficiencia y un ahorro de recursos a largo plazo que merece la pena.

Otra de las cuestiones a tener en cuenta es el efecto cada vez más positivo que la digitalización posee en la atracción de talento. Los despachos modernos, que dotan a sus abogados con los últimos medios tecnológicos del mercado (teléfonos móviles, ordenadores portátiles, tablets, programas informáticos…), hacen que éstos se sientan valorados por sus organizaciones. Si eso además se complementa con el hecho de que precisamente estas herramientas facilitan políticas como el teletrabajo y que fomentan la mejora de la conciliación, estamos sin duda ante una de las nuevas claves para retener y motivar a las personas.

Por todo ello, se hace cada vez más evidente el rol estratégico que está adquiriendo el departamento informático en los despachos y que poco a poco esté cada vez más involucrado en la estrategia de la firma y en el día a día de los abogados.

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